RÉSEAU OSIRIS
CENTRE RÉSEAU COMMUNICATION
 | Téléphone - Fonctionnalités multi-usagers |
Ce mode d'emploi est réservé à l'utilisation de l'installation
téléphonique de l'Université Louis Pasteur.
Supervision de postes
La supervision de postes est réservée aux postes numériques Premium et Advanced, qui seuls disposent d'un afficheur d'icônes en regard de leurs touches programmables.
La supervision permet de déterminer, via l'afficheur à icônes, l'état de communication d'un autre poste de l'installation, à savoir s'il est :
-
libre
dans ce cas de figure, un appui sur la touche programmable en regard, revient à composer le numéro de poste de l'usager supervisé -
en sonnerie
dans cet autre cas de figure, un appui sur la touche programmable en regard de l'icône permet de récupérer l'appel depuis le poste supervisé -
occupé
dans ce dernier cas de figure, l'appui sur la touche programmable équivaut à un appel sur poste occupé, il vous sera proposé d'initier un rappel automatique
Icônes liés à la supervision :
| Icônes | Signification |
| Le poste supervisé est en sonnerie |
| Le poste supervisé est occupé |
Notes :
-
Un poste peut en superviser plusieurs autres dans la limite des
touches programmables disponibles.
- Les postes de secrétariat tireront particulièrement bénéfice de cette fonctionnalité en orientant les appels entrants directement selon l'état du poste demandé.
La programmation des touches de supervision nécessite de modifier le paramétrage du poste au niveau de l'autocommutateur, aussi, merci d'adresser vos demandes si possible par e-mail au Service téléphone, en précisant bien le poste superviseur, les postes à superviser et sous quelles touches les programmer.
Groupement de postes
Le principe du groupement de postes est de faire sonner plusieurs postes téléphoniques à l'aide d'un seul numéro d'appel virtuel (numéro de groupement).
L'intérêt du groupement est particulièrement visible dans les services assurant un accueil (standard, scolarités, services techniques, ...) car :
- il suffit de communiquer un unique numéro d'appel virtuel
- les postes membres du groupement peuvent toujours être appelés individuellement en composant leur propre numéro d'appel
- n'importe quel poste membre du groupement peut décrocher un appel arrivant sur le numéro de groupement
- le groupement peut supporter autant d'appels entrants simultanés qu'il comporte de postes membres
- en cas de pointe de traffic, il est possible de rajouter dynamiquement des postes dans le groupement s'ils ont été déclarés préalablement
Les descriptifs de chaque type de groupement de postes, avec leurs avantages et contraintes respectives sont présentés ci-dessous.
| Le groupement parallèle |
|
Tout appel arrivant sur le numéro de groupement fait sonner
tous les postes membres simultanément. Le premier poste qui décroche prend l'appel, libérant le numéro de groupement. Si un second appel se présente alors, les autres postes membres du groupement sonnent à nouveau simultanément et peuvent prendre l'appel en décrochant. Ceci se répète jusqu'à ce que tous les postes membres soient en ligne : dans ce cas, le groupement est totalement occupé et l'appelant devra renouveler son appel ultérieurement. Limitations :
|
| Le groupement séquentiel |
|
Tout appel arrivant sur le numéro du groupement séquentiel
fera sonner successivement les postes membres selon un
ordre préconfiguré. Si le premier poste du groupement ne répond pas après 5 sonneries ou s'il est déjà en ligne, l'appel est transféré au poste suivant dans la liste des postes. |
| Le groupement cyclique |
| Le groupement cyclique est une variante du groupement séquentiel dans laquelle on reboucle sur le 1er poste de la liste. |
Si le groupement l'autorise, l'usager préalablement déclaré membre peut y entrer ou en ressortir à sa guise, par composition des préfixes suivants :
| Préfixe | Action |
| 88 | Entrée dans le groupement de poste |
| 89 | Sortie du groupement de poste |
Les demandes de création de groupement sont à adresser au Service téléphone.
Groupe d'interception
Pour qu'un poste dispose de l'autorisation d'intercepter directement les appels arrivant sur un autre poste de l'installation, tous deux doivent figurer dans un même groupe d'interception. Notes :
- un poste ne peut figurer que dans un unique groupe d'interception
-
l'interception peut-être dirigée ou non
Dirigée : la personne interceptant est obligée de composer le numéro à prendre
Non dirigée : la personne intercepte le poste en cours de sonnerie, quel qu'il soit - s'il faut une interception plus fine, il vaut mieux se diriger vers de la supervision de poste
Préfixes d'interception :
| Préfixe | Action |
| 85 + n° de poste | Interception dirigée |
| 86 | Interception du poste en cours de sonnerie |
La déclaration des groupes d'interception est faite par demande auprès du Service téléphone
Filtrage « patron/secrétaire »
Le filtrage « patron/secrétaire » permet de simplifier certaines opérations téléphoniques dans le cadre d'une configuration de postes de secrétariat.
Les avantages :
- les postes patron et secrétaire partagent une ligne privée commune permettant à la secrétaire d'annoncer les appels avant transfert et au patron de demander des renseignements à la secrétaire alors que l'un ou l'autre sont déjà en ligne
- le poste patron dispose d'une touche activant le filtrage, dans ce cas, tous les appels directs vers son numéro sont renvoyés vers le poste secrétaire (pratique en cas de réunion)
- le poste secrétaire est informé de l'état de communication du poste patron (libre/occupé/en filtrage)
- le poste patron est informé de la présence de la secrétaire à l'aide d'une touche secrétaire absente
- les postes doivent être numériques de type Premium et de préférence Advanced pour la secrétaire car cette fonction monopolise plusieurs touches programmables
- la secrétaire doit avoir une bonne connaissance du maniement de son poste (signification des icônes de communication et gestion de plusieurs lignes)
Descriptif de la configuration de chaque poste :
| Poste patron |
|
| Poste secrétaire |
|
La configuration d'un filtrage patron-secrétaire est effectuée par demande auprès du Service téléphone