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Audioconférence à n-participants

Présentation

Afin de pallier la limitation de notre installation à 3 participants par conférence téléphonique, l'ULP a souscrit auprès de la société Completel (détentrice du marché de téléphonie fixe) un service d'audioconférence à n-participants.

Ce service est désormais aussi disponible pour les lignes dites "isolées" qui ne sont pas directement raccordées à notre installation (notamment l'IUT de Haguenau, le centre de Primatologie, ...).

- La gestion technique en elle-même et l'administration du service sont délégués par Completel à une société tierce : Genesys.
- La facturation des prestations rendues reste bien entendu à la charge de l'opérateur fixe : Completel.

Inscription

Pour plus d'information et bénéficier du service, il vous faut préalablement vous inscrire auprès du Service téléphone au moins une semaine avant la première audioconférence. Ce délai de mise en route inclu la validation de la salle de réunion par l'opérateur et Genesys.

Les renseignements que vous devrez nous communiquer sont les suivants :

  • les coordonnées du service qui assurera la gestion des audioconférences, ainsi que la personne responsable (ci-après dénommée "l'animateur")
  • les coordonnés du service bénéficiaire (si différent du service gestionnaire)
  • l'adresse de facturation (les factures sont envoyées annuellement, directement par notre opérateur fixe Completel)

En retour, vous recevrez :

  • le numéro d'appel (en 01.xx.xx.xx.xx) de votre(vos) salle(s) de réunion(s)
  • votre(vos) code(s) d'accès en tant qu'animateur
Notes importantes :
- nous vous recommandons de limiter au maximum la diffusion de ces informations (notamment du code d'accès) afin d'éviter tout risque d'utilisation abusive du service par un tiers
- si les réunions doivent être facturées à des services distincts, il est préconisé de nous demander plusieurs numéros de salles, chacun étant attribué à un service précis

Guide d'utilisation

au format pdf (361 Ko)

Démarrer la réunion

Animateur
Peu avant l'heure convenue avec les autres participants (tenir compte des décalages horaires pour les participants étrangers), procédez comme suit pour ouvrir la salle de réunion :
  1. composez votre numéro de salle de réunion (en 01.xx.xx.xx.xx)
  2. entrez votre code d'accès à 4 chiffres (précédé et suivi de la touche * (étoile))
Note 1 : si vous émettez l'appel depuis un poste numérique de notre installation, il vous faudra faire précéder votre code d'accès d'une étoile supplémentaire pour passer votre poste en fréquence vocale, soit : ** code d'accès *.
Note 2 : chaque arrivée d'un nouveau participant est signalée par l'émission d'une série de bip.
Participants
Fonction non disponible.

Rattacher un participant / Coûts

Le mode de rattachement du participant déterminera par qui seront pris en charge les coûts de communication et les coûts liés au service d'audioconférence pendant toute la durée de la réunion.

Si l'animateur rattache le participant, il se verra imputer le coût de l'appel vers le numéro du participant (en France ou à l'étranger), plus le coût à la minute du service d'audioconférence. Lorsqu'il y a plusieurs participants, et si la réunion dure longtemps, les coûts peuvent rapidement devenir conséquents.

Si le participant se rattache comme décrit ci-dessous, il prend en charge le coût de la communication vers le numéro national attribué à la salle d'audioconférence en 01.xx.xx.xx.xx.

Animateur (voir coûts ci-dessus)
Composez le numéro de téléphone du participant à rattacher (précédé et suivi de la touche * (étoile)).
  • National : * Numéro à 10 chiffres *
  • International : * 00 + code pays + téléphone *
  • Déconnecter le dernier numéro appelé : *2*
  • Recomposer le dernier numéro : *3*
Note : dans ce cas, les coûts de communication pendant toute la durée de l'audioconférence sont à la charge de l'animateur, de même pour le coût du service en lui-même multiplié le nombre de participants appelés.
Participants (voir coûts ci-dessus)
A l'heure convenue, composez le numéro de réunion vous ayant été attribué pour vous rattacher à la salle de réunion :
- depuis la France : 01.xx.xx.xx.xx
- depuis l'étranger : 0033 1.xx.xx.xx.xx

Prise de parole

Animateur
Activer/désactiver la prise de parole des participants : *51*
Participants
Si les participants sont dans un environnement bruyant, ils peuvent désactiver leur prise de parole en composant : *6*

Terminer la réunion

Animateur
Déconnectez les participants et fermez la salle : *9*
Participants
Fonction non disponible, raccrocher pour sortir de la réunion

Assistance client

En cours de réunion, l'animateur peut appeler le Service Clients : *10*
En dehors de la réunion : 0800 260 260.

Fonctions avancées (animateur uniquement)

Enregistrement/rediffusion
Activer/désactiver la fonction d'enregistrement de la conférence : *17*
Un code de rediffusion à 6 chiffres vous est communiqué.
Démarrer l'enregistrement : 0

L'enregistrement peut être écouté à tout moment en composant le 01.72.12.82.80, puis taper le code de rediffusion à 6 chiffres.
Terminez l'écoute en raccrochant.