RÉSEAU OSIRIS
CENTRE RÉSEAU COMMUNICATION
 | Téléphone - Gestion des appels |
Ce mode d'emploi est réservé à l'utilisation de l'installation
téléphonique de l'Université Louis Pasteur.
Réception d'appels
Réceptionner un appel
| A partir d'un poste analogique |
| Le poste analogique ne présente pas de particularité, décrocher simplement le combiné |
| A partir d'un poste numérique |
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Procéder comme pour un poste analogique. En sus, l'afficheur vous indique s'il s'agit d'un appel :
Note : à partir des postes numériques modèle Premium et Advanced,
vous pouvez directement entamer la conversation en
mains-libres
par appui sur
|
.
Transférer un appel
En cours de communication, il est possible de transférer votre interlocuteur vers un autre poste.Pour cela :
| A partir d'un poste analogique |
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Appuyez sur la touche "R" et composez le numéro destinataire :
votre premier interlocuteur est mis en attente. Lorsque le destinataire décroche, vous êtes en communication avec lui et pouvez annoncer la personne que vous souhaitez transférer. Dès lors vous avez plusieurs possibilités :
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| A partir d'un poste numérique |
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Le principe est le même que pour un poste analogique, mais
sans utiliser la touche "R", composez simplement le numéro
destinataire. Note : certains postes numériques proposent une mise en oeuvre simplifiée de ces fonctionnalités via des touches préprogrammées :
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(voir sur l'afficheur)
Conférence à 3
La conférence à 3 est réalisable à partir de n'importe quel poste de l'installation que vos correspondants soient internes ou externes.
| A partir d'un poste analogique |
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Si vous n'êtes pas déjà en ligne, émettez un appel comme à
l'accoutumée pour contacter votre premier interlocuteur.
Ensuite, appuyez sur la touche "R" de votre poste et composez
le numéro du second interlocuteur, le premier est
automatiquement mis en attente. Lorsque la communication est établie avec le second interlocuteur vous pouvez initier la conférence en tapant "R", puis 3. Notes :
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| A partir d'un poste numérique |
|
Le principe est le même que pour un poste analogique, mais
sans employer la touche "R", composez simplement le numéro
du second interlocuteur et au décroché, tapez 3. Note : le poste numérique modèle Advanced propose une mise
en oeuvre simplifié de cette fonction par simple appui sur la
touche contextuelle
|
Mise en attente (parcage)
Vous pouvez mettre votre correspondant en attente afin de le reprendre à partir d'un autre poste.| A partir d'un poste analogique |
| Cette fonctionnalité n'est pas disponible. |
| A partir d'un poste numérique |
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Recevoir un deuxième appel
Le comportement de votre poste en cas de réception d'un deuxième appel est différent selon que vous disposiez d'un poste analogique ou numérique, mono ou multiligne, en renvoi ou non sur occupation vers votre boîte vocale.
Les différents cas de figure sont explicités ci-dessous :
| A partir d'un poste analogique |
Votre ligne est considérée comme occupée.
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| A partir d'un poste numérique |
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Renvoi d'appels
Cette fonction permet de transférer automatiquement tout appel arrivant sur votre poste soit vers un autre poste de l'installation, soit même vers un poste extérieur (à condition de disposer de l'autorisation requise, voir Restrictions d'accès extérieur).Le renvoi peut être soit :
- immédiat : l'appel transite immédiatement vers le poste destinataire du renvoi, votre poste ne sonne pas
- sur occupation : le renvoi n'est déclenché vers le poste destinataire que si vous êtes déjà en ligne
- sur non réponse : le renvoi est déclenché vers le poste
destinataire après 5 sonneries
Note : le renvoi sur non réponse est particulièrement utile lorsque vous êtes amenés à vous absenter fréquemment de votre poste de travail, vous pouvez le laisser actif en permanence à condition de décrocher avant la 5ème sonnerie (voir aussi poste associé)
Pour cela, composez l'un des préfixes suivants suivi du numéro destinataire :
| A partir d'un poste analogique | |
| 60 | renvoi immédiat |
| 61 | renvoi sur occupation |
| 62 | renvoi sur non réponse |
| 63 | renvoi sur occupation/non réponse |
| A partir d'un poste numerique | |
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Les préfixes sont identiques aux postes analogiques. Note : les modèles Easy et Premium disposent d'une touche préprogrammée pour le renvoi immédiat : 
| |
Particularité :
Vous pouvez effectuer un renvoi immédiat de votre poste à distance à partir d'un autre poste de l'installation.
Ceci est particulièrement utile lorsque vous vous êtes absenté de votre bureau et avez oublié d'effectuer le renvoi.
| Préfixe | Action |
| 64 | renvoi immédiat à distance |
| puis composez le numéro du poste destinataire du renvoi | |
| ensuite, composez le numéro de votre poste | |
| enfin,composez votre code personnel (4 chiffres)
ou 0000 si c'est la première fois que vous l'utilisez. Note : l'annulation de ce renvoi par contre ne peut se faire à distance. |
Pour annuler tous les renvois :
| Préfixe | Action |
| 71 | annulation de tous les types de renvois |
Poste associé
A chaque numéro de poste peut-être associé le numéro d'un autre poste. Cette fonctionnalité revient à définir un renvoi implicite sur non réponse (après 5 sonneries) vers l'associé qui peut être soit :- le numéro interne d'un autre poste de l'installation (à 5 chiffres)
- le numéro de votre boîte vocale (obligatoirement 40042 pour tout le monde)
- le numéro de votre propre poste (pour annuler toute association).
| A partir d'un poste analogique |
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| A partir d'un poste numérique |
| La procédure est identique (cf. ci-dessus). |
Consultation des appels externes non répondus
En votre absence, les postes numériques mémorisent les appels externes non répondus jusqu'à une limite maximale de 16.| A partir d'un poste analogique |
| Cette fonction n'est pas disponible. |
| A partir d'un poste numérique |
L'icône associée à la touche
 indique la présence d'appels non répondus. La consultation s'effectue par appui sur cette même touche
Note : sitôt consultée, l'information disparait, aussi est-il plus prudent d'en garder une trace écrite |
Emission d'appels
Emettre un appel
Voir aussi Numérotation - Appels
| A partir d'un poste analogique |
Le poste analogique ne présente pas de particularité,
décrocher simplement le combiné et composez le numéro
du destinataire :
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| A partir d'un poste numérique |
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Procéder comme pour un poste analogique. Note : certains postes numériques proposent des fonctionnalités supplémentaires
|
Rappel du dernier numéro composé
Vous avez la possibilité de rappeler le dernier numéro composé de manière analogue à la touche "Bis" de certains téléphones.Pour cela :
| A partir d'un poste analogique |
| Composez le 70 : rappel du dernier numéro composé |
| A partir d'un poste numerique |
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La manipulation est la même que pour un poste analogique. Note :
tous les postes numériques disposent d'une touche préprogrammée
pour cette opération
|
Rappel automatique
Lors d'un appel interne, si votre correspondant est déjà en ligne (dans le cas où son poste est monoligne), vous vous verrez proposer d'initier un rappel automatique sur son poste en composant le 5.
Lorsque votre correspondant raccroche, votre poste est sonné, puis lorsque vous décrochez, celui de votre correspondant également et s'il décroche vous êtes mis en communication.
Notes : - plusieurs personnes peuvent initier un rappel automatique à destination d'un même poste, les rappels seront servis dans l'ordre d'initiation - si vous ne décrochez pas lorsque le rappel automatique est lancé par l'autocommutateur, ce dernier est annulé définitivement après 6 sonneries de votre poste Vous pouvez souhaiter annuler un rappel automatique pour deux raisons, soit de votre propre initiative s'il est devenu inutile, soit parce qu'il n'a pu aboutir car vous ou votre correspondant étiez absent lorsque l'autocommutateur a fait sonner vos postes.
Pour annuler le rappel automatique :
- si vous êtes l'initiateur du rappel, sur votre poste, composez le 74
- si vous êtes le destinataire d'un rappel automatique non abouti, composez le 67
Fonctionnalités particulières
Verrouillage du poste
Le verrouillage du poste vous permet :
- d'interdire tout appel vers un numéro extérieur à notre installation (hormis les numéros d'urgence)
- d'empêcher la modification de la configuration de votre poste téléphonique (touches préprogrammées, répertoire, ...).
Pour verrouiller/déverrouiller votre poste :
| A partir d'un poste analogique |
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| A partir d'un poste numerique |
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La procédure est la même que pour un poste analogique (cf.
ci-dessus). Note : vous pouvez affecter une touche programmable
|
à cette fonction en cas d'usage fréquent
Rappel de rendez-vous
L'autocommutateur est en mesure de faire sonner votre poste à une heure précise pour vous rappeler un rendez-vous.
| A partir d'un poste analogique |
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| A partir d'un poste numerique |
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La procédure est identique (cf. ci-dessus). Note : l'afficheur vous indique qu'il s'agit d'un rappel. |
Notes :
- si vous ne décrochez pas la 1ère fois, un second rappel est effectué 2 min. après le 1er, puis le rappel est automatiquement annulé
- si votre poste est renvoyé, le rappel ne suit pas le renvoi
- il n'est possible d'initier qu'UN seul rappel à la fois, toute nouvelle programmation remplace la précédente
- Attention toutefois : l'heure de l'autocommutateur est sujette à variations.
Ne pas déranger
Si vous souhaitez ne pas être dérangé, vous pouvez rendre votre poste inaccessible sauf à l'opératrice.Dans ce cas :
- lors d'un appel interne, l'appelant perçoit un disque vocal indiquant que l'appelé est momentanément inaccessible ;
- lors d'un appel externe, l'appelant est renvoyé à l'accueil général de l'ULP.
Pour cela :
| A partir d'un poste analogique |
|
| A partir d'un poste numerique |
| La procédure est identique (cf. ci-dessus) |